Questions fréquentes
- Respect des prescriptions du Code de commerce, du Code fiscal et des principes fondamentaux de tenue des livres comptables
- Archivage sans altération, archivage longue durée >10 Jahre
- Économie de frais de locaux: encombrement minimal avec 30cmx40cmx30cm (largeur x profondeur x hauteur)
- Économie de coûts de classeurs: jusqu'à 20.000 classeurs peuvent être économisés
- Tous les processus et formats peuvent être archivés, par ex. papiers, fichiers, e-mails, images, etc.
- Aucune attente, aucune durée de lancement, aucune erreur de classement, aucune perte de documents
- Sauvegarde entièrement automatique sur plusieurs disques durs, sécurité contre les pertes totales
- En cas de perte totale, reprise du travail en 24 heures, remplacement hardware direct du fabricant
- Migration automatique permanente sur de nouveaux supports d'enregistrement ou systèmes de disques durs
- Accès possible depuis tous les postes de travail sans installation supplémentaire sur chaque poste de travail
- Aucune limitation du nombre de postes de travail, aucun coût de formation des collaborateurs
- Supporte tous les réseaux et systèmes d'exploitation, même les systèmes futurs (par ex. IPv6)
- Système d'archivage complet en bloc, aucun frais supplémentaire d'administration informatique
- Fonctionne avec tous les scanners, appareils multifonctions et copieuses qui scannent sur FTP au format TIFF
- Fonction de réponse filtrée en situation de contrôle fiscal, pour ne montrer que ce qui doit être montré
- Contrôle d'accès pour tous les départements 5+1 grâce à des mots de passe différents
- Accomplit jusqu'à 15.000 tâches (documents scannés et/ou fichiers) par jour
- Enregistrement automatique des documents scannés au format PDF-a (format d'archivage longue durée) avec recherche plein texte
- Reconnaissance de code barre, fonction feuille de séparation
- Import automatisé à partir d'autres programmes ou systèmes et attribution automatique
- Protection parfaite des données, les données du système et les données archivées sont séparées
- Sécurité des données: les données archivées sont enregistrées sous forme codée
- Fonction d'export, pour exporter les fichiers archivés vers d'autres ordinateurs, réseaux, CD, DVD ou USB
- Interface vers les applications externes, par ex. comptabilité, programmes de gestion des marchandises, etc.
- Interface utilisateur en français, allemand, anglais, espagnol, turc et italien
- Emploi extrêmement facile, aucune connaissance requise en informatique
- Utilisable immédiatement, livrable immédiatement
Travaillez comme le font les grands moteurs de recherche. La création compliquée de classeurs, sous-classeurs, etc., c'est dépassé. BvLArchivio® fait ce travail à votre place et en fait bien plus encore.
Vous scannez tous les papiers et documents au scanner, et ceux-ci sont enregistrés directement dans les archives, sans traitement supplémentaire. Le retraitement à l'ordinateur devient inutile avec BvLArchivio®, car l'ordre, c.-à-d. l'instruction indiquant ce qui doit être fait avec le document, est scanné en même temps que le document lui-même. À cette occasion, vous pouvez choisir quels mots-clés de recherche doivent être attribués au document. Vous pouvez choisir si les mots-clés doivent être automatiquement tirés du document lui-même ou si d'autres mots-clés individuels doivent être enregistrés, soit seuls soit en plus des mots-clés automatiques. Les documents scannés sont automatiquement enregistrés au format PDF-a et chaque fichier PDF-a est entièrement parcourable automatiquement. À ce sujet, visualisez nos films de formation, vous pourrez ainsi constater la simplicité de l'archivage au scanner. Archivez vos papiers scannés directement de vos scanners de réseau vers les archives, sans traitement supplémentaire. Vous n'avez qu'à scanner et le document est archivé, sans traitement supplémentaire à l'ordinateur.
Vous pouvez sélectionner directement un fichier contenu dans votre ordinateur et l'enregistrer dans les archives. Vous pouvez sélectionner n'importe quel fichier de votre ordinateur, tous les formats de fichier peuvent être utilisés. Vous sélectionnez le fichier dans votre ordinateur et vous indiquez en même temps les mots-clés grâce auxquels votre fichier doit pouvoir être retrouvé dans les archives. Puis vous appuyez seulement sur „enregistrer“ et votre fichier est immédiatement enregistré en toute sécurité dans les archives. Les fichiers que vous enregistrez directement de votre ordinateur vers les archives ne sont pas transformés en PDF-a, ils gardent toujours leur format d'origine. Ainsi, il est possible de continuer à travailler sur les fichiers et de les archiver une nouvelle fois. Avec BvLArchivio®, vous pouvez archiver des fichiers au format d'origine, vous pouvez par ex. enregistrer des images haute résolution, des fichiers spéciaux, de la musique ou encore des fichiers Office. Vous pouvez archiver n'importe quel format de fichier. À ce sujet, visualisez nos films de formation, vous pourrez ainsi constater la simplicité de l'archivage avec BvLArchivio®.
BvLArchivio® propose un archivage entièrement automatique à partir d'autres programmes. Vous pouvez archiver directement, facilement et rapidement dans BvLArchivio® à partir d'autres applications comme par ex. des programmes de gestion de marchandises, des programmes de comptabilité ou des serveurs e-mail. Vous pouvez archiver directement dans BvLArchivio® des fichiers de n'importe quel type provenant d'autres programmes en copiant tout simplement ces fichiers dans le classeur d'entrée de BvLArchivio® - un fichier d'ordre (texte) est alors simultanément joint. Le fichier d'ordre contient les mots-clés correspondant au fichier à archiver. N'importe quel programme peut travailler avec BvLArchivio®.
Tous les documents scannés avec un scanner courant sont automatiquement transformés par BvLArchivio® au format „PDF-a“ et sont donc enregistrés au format „PDF-a“. Il s'agit du format officiel d'archivage longue durée. Les fichiers PDF-a peuvent être ouverts, lus, parcourus et même imprimés avec le PDF-Reader habituel (disponible gratuitement sur Internet). PDF-a fait partie d'une série de normes ISO pour l'utilisation du Portable Document Format (PDF), pour un archivage longue durée des documents électroniques.
PDF-a gère l'utilisation conforme aux normes des PDF, notamment pour l'affichage à l'écran et l'impression.
Si vous voulez un maximum de rapidité et de performance, choisissez alors BvLArchivio®.
BvLArchivio® est un serveur d'archivage basé sur une banque de données.
BvLArchivio® peut traiter jusqu'à 15.000 inputs (documents scannés et/ou fichiers)
par jour. BvLArchivio® est extrêmement performant et répond aux recherches dans les
archives en quelques fractions de seconde.
Dans sa version actuelle, BvLArchivio® peut enregistrer plus d'1 milliard de jeux de données (mots-clés, classeurs, sous-classeurs, etc.). BvLArchivio® peut être agrandi à volonté. Le nombre de fichiers ou de documents est illimité, la seule limitation est déterminée par la taille des disques durs. Un disque dur d'1 GOctet permet d'enregistrer env. 5.000 à 10.000 pages, en fonction de la densité des informations contenues sur les pages que vous scannez. Avec un disque dur de 500 GOctets (livraison standard de BvLArchivio®), vous pouvez ainsi enregistrer entre 2,5 millions et 5 millions de pages. Une extension des disques durs est possible à tout moment. Vous pouvez également utiliser plusieurs serveurs BvLArchivio®, vos archives peuvent se répartir sur plusieurs serveurs BvLArchivio®. BvLArchivio® sait grandir à votre rythme et convient ainsi à chaque taille d'entreprise.
BvLArchivio® n'entraîne pas d'autres frais, comme par ex. frais de licence, coûts d'installation ou frais de formation. Tous les postes de travail et tous les scanners peuvent être intégrés sans pour autant entraîner des frais de licence supplémentaires. BvLArchivio® fonctionne avec la technique du navigateur, qui est une technique d'avenir. De même, le nombre de pages scannées et archivées ou le nombre de fichiers archivés n'a aucune importance. Grâce à l'interface d'utilisation très conviviale, aucune formation n'est nécessaire pour les collaborateurs, l'utilisation est intuitive. À ce sujet, visualisez les films et jugez par vous-même, vous serez convaincus.
NON! Il n'est pas possible d'effacer, de réécrire ou de modifier un fichier dans les archives. L'archivage sans altération ne serait plus assuré si les fichiers dans les archives pouvaient être effacés ou manipulés.
OUI! Il est possible d'enregistrer un document ou un fichier plusieurs fois dans les archives. BvLArchivio® attribue toujours aux documents scannés et aux fichiers dans les archives un nom de fichier unique qui leur est propre. Il n'est jamais possible de réécrire un document ou un fichier déjà existant. Les modifications apportées aux documents ou fichiers sont donc visibles car vous trouverez alors plusieurs versions de vos documents scannés ou de vos fichiers dans les archives. Les documents et fichiers sont toujours retrouvés par le biais des mots-clés, et non pas à l'aide du nom de fichier.
Tous les scanners de réseau qui permettent de scanner sur FTP et qui travaillent au format TIF ou MultiTIF avec au moins 300 dpi peuvent être utilisés. Les copieuses et les appareils multifonctionnels répondent aujourd'hui généralement à ces exigences. Renseignez-vous auprès de votre revendeur en bureautique.
NON! Étant donné qu'en général, les clients possèdent déjà un scanner, des appareils multifonctionnels ou des copieuses avec fonction scanner, aucun scanner n'est compris dans le contenu de la livraison. On trouve aujourd'hui des scanners ou des appareils multifonctionnels compatibles avec BvLArchivio® à partir de 500,- EUR dans le commerce ou auprès de nos partenaires à proximité de chez vous.
NON! Chaque poste de travail, chaque ordinateur portable et n'importe quel autre ordinateur peut travailler avec BvLArchivio®.
Seule condition: un navigateur Internet doit être installé sur le poste de
travail et le poste de travail / l'ordinateur concerné doit pouvoir travailler sur le réseau, c.-à-d. qu'il doit posséder une carte de réseau.
BvLArchivio® fonctionne indépendamment du système d'exploitation, et peut ainsi être
utilisé par tous les postes de travail, ordinateurs portables et autres ordinateurs,
quel que soit le système d'exploitation installé sur chacun des ordinateurs.
BvLArchivio® peut donc également être employé lorsque différents systèmes d'exploitation sont utilisés.
Vous pouvez nous restituer tout le système BvLArchivio® sous 14 jours à compter de la livraison, sans aucun frais pour vous. Si vous n'êtes pas convaincu par BvLArchivio®, vous n'avez qu'à nous le rendre, nous nous préoccupons de venir chercher le système. Étant donné qu'aucune installation n'est nécessaire sur vos postes de travail, aucune désinstallation ne doit être faite.
OUI! BvLArchivio® possède une sauvegarde entièrement automatique et intégrée des données. Fondamentalement, les documents et fichiers sont toujours enregistrés immédiatement sur deux disques durs pendant l'archivage: sur le disque original et sur le disque de sauvegarde des données. À la livraison, BvLArchivio® contient au total trois disques durs, un disque dur original et deux disques durs de sauvegarde. Vous devez interchanger régulièrement les deux disques de sauvegarde.
Vous pouvez déterminer vous-même à quelle fréquence ces deux disques durs doivent être interchangés, par ex. tous les jours, toutes les semaines ou tous les mois.
Conservez toujours le deuxième disque dur de sauvegarde à un autre endroit!
Au cas où l'intégralité du serveur et du disque de sauvegarde contenu dans le système serait dérobée ou endommagée, il ne vous resterait plus, en dernier recours, que cet autre disque de sauvegarde qui doit toujours être gardé à un endroit différent! Ensuite, vous avez seulement besoin d'un nouveau serveur BvLArchivio® dans lequel vous mettez votre disque dur de sauvegarde, et votre BvLArchivio® personnel fonctionne de nouveau. Le changement de disque dur de sauvegarde est très simple et peut être confié à n'importe qui. Avec BvLArchivio®, vous pouvez également travailler avec plus de deux disques durs de sauvegarde.
Avec BvLArchivio®, vous avez la protection des données la plus élevée possible! Les données ne peuvent pas être copiées ou transférées via remote par les informaticiens internes. BvLArchivio® n'autorise pas les liaisons remote, et personne ne peut se connecter directement sur le serveur BvLArchivio®. Toutes les données archivées sont enregistrées sous forme codée sur les disques durs! Au cas où un disque dur serait volé ou se retrouverait entre les mains d'une personne non habilitée, les données ne peuvent pas être lues. Tous vos documents et fichiers sont enregistrés sur les disques durs sous forme codée. Cependant, il n'y aura jamais de protection efficace à 100 % ; en y passant beaucoup de temps et avec les moyens adéquats, n'importe quel système peut aujourd'hui finir par être décodé, il est indispensable d'être conscient de ceci à l'ère du numérique. Avec BvLArchivio®, le vol de vos données implique toujours que l'un des disques durs soit effectivement dérobé. Augmentez encore la protection de vos données en surveillant la manipulation et le lieu de dépôt de vos disques durs.
BvLArchivio® existe seulement en location. Misez sur la compétence et sur la sécurité
dès qu'il s'agit de vos archives numériques. Dans le prix de la location, le remplacement immédiat de la
hardware est compris en cas de défaillance. La location comprend également le support et la ligne spéciale.
Le remplacement immédiat de la hardware, le support et la ligne spéciale sont directement assurés par nos services en tant que fabricant.
En tant que fabricant, nous veillons à ce que votre BvLArchivio® fonctionne toujours! Vous
louez BvLArchivio® et le service complet est inclus, c.-à-d. la sécurité au plus haut niveau!
OUI! BvLArchivio® est fondamentalement livré sans restrictions. Vous pouvez cependant modifier ces paramètres à tout moment. BvLArchivio® peut être paramétré de telle sorte que tous puissent rechercher dans un archive, mais que seuls certains collaborateurs déterminés puissent archiver eux-mêmes. Ces collaborateurs choisis qui connaissent le code d'archivage ont alors l'autorisation de rechercher dans un archive et d'archiver eux-mêmes. Le code d'archivage peut être modifié à tout moment. Vous pouvez choisir librement ce code d'archivage.
OUI! Sur demande ou au plus tard tous les 4 ans, BvLArchivio® transfère automatiquement toutes vos précieuses données sur de nouveaux supports d'enregistrement. À cette occasion, peu importe que le transfert ait lieu en raison d'un dérangement d'un disque dur ou en raison de l'apparition de nouveaux supports d'enregistrement plus avancés.
L'intégralité de vos données est régulièrement transférée sur de nouveaux supports d'enregistrement, et vous restez toujours en phase avec les progrès technologiques. Vous respectez ainsi les prescriptions légales qui imposent de maintenir la lisibilité des données pendant 10 ans.
OUI! BvLArchivio® propose l'import direct, facile et rapide avec toutes les applications.
Le fichier à archiver peut être enregistré dans le classeur BVLArchivio® par copie ou par téléchargement FTP.
N'importe quel type de fichier peut être archivé.
Avec chaque fichier archivé, un fichier texte doit être copié ou envoyé. Le fichier texte doit porter le même nom.
Le fichier texte doit seulement contenir les symboles de commande et les mots-clés avec lesquels le fichier à archiver doit être enregistré dans BvLArchivio®.
Le fichier à archiver conserve son format d'origine, vous archivez donc votre fichier au format qui a été créé par l'application externe.
Ainsi, vous pouvez par ex. rechercher plus tard ce fichier dans les archives et l'enregistrer sur votre poste de travail pour travailler dessus. Avec cette interface, vous pouvez par ex. aussi faire scanner des documents par des prestataires de services externes.
Ceux-ci vous fournissent alors les documents scannés sous forme de fichiers avec les fichiers texte respectifs pour l'enregistrement.
C'est vous, en tant que commettant, qui déterminez ce qui doit figurer dans les fichiers texte respectifs.
Vous trouverez de plus amples informations dans le mode d'emploi en bref.
OUI! BvLArchivio® permet aux autres applications un accès direct vers les archives.
Ainsi, vous pouvez entièrement intégrer BvLArchivio® à votre application. L'application externe doit seulement être en mesure d'appeler le navigateur de l'utilisateur avec une URL. L'URL contient l'adresse de BvLArchivio® et les mots-clés à rechercher.
Vous trouverez de plus amples informations dans le mode d'emploi en bref.
OUI! À partir de chaque application, vous pouvez également imprimer directement vers BvLArchivio® avec un driver d'imprimante TIF.
Chaque impression TIF est ensuite automatiquement traitée par BvLArchivio® comme si une image scannée avait été envoyée.
Vous pouvez nous joindre personnellement de 8 h à 17 h.
Si vous le préférez, vous pouvez également nous envoyer un e-mail.
Tél.: 0800 – 285 22 55 (appel gratuit)